Zamislite da ste upravo završili važan projekt. Uložili ste sate rada, usklađivanja i rješavanja nepredviđenih situacija. Projekt je zaključen – i nitko vam ne kaže ništa. Nema komentara, nema pohvale, nema smjernica za sljedeći put. Ostaje prostor za tumačenja, pretpostavke i nesigurnost. Upravo takvi trenuci pokazuju koliko je povratna informacija važna, a koliko je često zanemarena.
Kultura povratne informacije temelj je zdravih radnih odnosa i organizacijskog rasta. Bez nje, zaposlenici ostaju u sumnji, a timovi bez pravog smjera. S njom, otvara se prostor za učenje, razvoj i međusobno povjerenje.
Što znači imati kulturu povratne informacije?
U organizacijama koje imaju razvijenu kulturu povratne informacije, komunikacija je otvorena, jasna i usmjerena na rast, a ne na kritiku. Djelatnici se ne boje izreći mišljenje jer znaju da povratna informacija nije napad, već alat koji pomaže da zajedno budu bolji.
To znači da je u organizaciji uobičajeno reći: “Prezentacija je bila informativna, ali možda možemo skratiti uvodni dio,” “Cijenim što si preuzeo inicijativu, to nam je uštedjelo puno vremena” ili “Primijetio sam kašnjenje u rokovima, možemo li zajedno vidjeti što usporava proces?”
U takvom okruženju povratna informacija nije rezervirana samo za formalne evaluacije. Ona se daje redovno, pravovremeno i dolazi iz svih smjerova – ne samo od nadređenih prema podređenima, nego i obrnuto, kao i između članova tima.
Zašto je povratna informacija često izazov?
Iako većina ljudi teoretski zna koliko je povratna informacija važna, u praksi je često izbjegavaju – bilo zbog straha od reakcije, loših prijašnjih iskustava ili jednostavno zato što nisu sigurni kako je ispravno pružiti.
Najčešće greške uključuju:
1. Davanje nejasne ili preopćenite informacije (“sve je ok” ili “to nije bilo dobro”),
2. Davanje povratne informacije u neprikladnom trenutku (npr. pred timom bez prethodne najave),
3. Korištenje sarkazma ili ironičnih komentara,
4. Izostanak povratne informacije kada bi ona bila prijeko potrebna.
S druge strane, primanje povratne informacije bez osjećaja ugroženosti također je vještina koju je potrebno razvijati.
Primjeri iz prakse
U nekim timovima redovito se održavaju kratki sastanci nakon završetka projekta na kojima se analizira što je funkcioniralo, a što bi sljedeći put moglo biti bolje. Svatko iznosi vlastiti dojam i prijedloge. Kroz takvu praksu, članovi tima se navikavaju na to da je povratna informacija sastavni dio procesa, a ne prijetnja.
Drugi primjer uključuje menadžera koji redovito upućuje pohvale za konkretne postupke – primjerice, kvalitetno vođenje sastanka ili jasnu komunikaciju s klijentom – ali ujedno jasno komunicira i prostor za napredak, bez dramatizacije ili pretjeranih kritika. Takva kombinacija gradi povjerenje i potiče osobni rast zaposlenika.
Kako graditi kulturu povratne informacije?
Vodstvo daje primjer. Ako menadžeri i voditelji timova redovito traže i pružaju povratnu informaciju, to stvara prostor i za druge da čine isto. Povratna informacija postaje dio svakodnevne komunikacije. Ne treba čekati evaluacijske razgovore – kratak, iskren komentar odmah nakon određenog zadatka može imati puno veći učinak.
Zaposlenici se educiraju kako davati i primati povratnu informaciju. Mnogi nisu naučeni kako to raditi na konstruktivan način. Jednostavne komunikacijske formule mogu u tome pomoći, poput: “Svidjelo mi se što si…”, “Volio bih da sljedeći put…”, “Primijetio sam da… – kako ti to vidiš?”
Ovime se stvara okruženje sigurnosti. Ljudi se ne izlažu povratnoj informaciji ako se osjećaju da će biti ismijani, ignorirani ili kažnjeni zbog iskrenosti. Povjerenje je temelj. Ističe se pozitivan feedback, ne samo negativan. Kultura u kojoj se samo ispravljaju greške, a ne prepoznaje trud i uspjeh, dugoročno demotivira.
Kultura povratne informacije ne događa se spontano. Ona se planira, potiče i njeguje kroz svakodnevnu komunikaciju. U organizacijama koje to uspiju, ljudi rastu – ne samo profesionalno, već i osobno. Raste i međusobno povjerenje, jasnoća u komunikaciji, učinkovitost i zadovoljstvo na radnome mjestu. Povratna informacija nije slabost. To je znak snage, zrelosti i spremnosti da zajedno idemo naprijed.Za dodatne edukacije o razvoju komunikacijskih i timskih vještina, slobodno nas kontaktirajte na info@mentalnitrening.hr.
Hana Kotzmuth, univ. bacc. psych.
